Где можно сделать трудовую книжку

Содержание

Переходить на электронную трудовую или нет?

Где можно сделать трудовую книжку

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Ищем выходы из сложных ситуацийИ помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки.

Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой.

То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/new-trudovaya/

Новая трудовая книжка: сколько стоит, где и как ее получить? Правила и порядок оформления

Где можно сделать трудовую книжку

Трудовая книжка на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных актов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений, является обязательным документом для заполнения, если работник трудится у работодателя по основному месту работы более пяти дней. Каким образом получить данный документ впервые и что для этого придется сделать?

С какого возраста оформляется трудовая книжка?

Оформление трудовых правоотношений в официальном виде происходит не ранее, чем с достижения работником возраста восемнадцати лет. В связи с этим и оформление трудовых книжек для фиксации официального места работы начинается с возраста восемнадцати лет.

В исключительных случаях работодатель может оформить трудовые отношения путем заполнения бланка трудовой книжки с работником, который достиг возраста четырнадцати лет, но только в том случае, если на заключение такого вида трудовых отношений есть письменное согласие родителей или законных представителей такого работника, а также органов опеки и попечителя. Кроме того, при оформлении трудового договора и трудовой книжки на такого работника следует помнить о том, что для такого работника особое внимание должно быть уделено соблюдению его прав и обязанностей, а выполняемая им работа не должна оказывать негативного влияния на получаемое им образование (если такой работник совмещает получение общего образования в рамках школы или иного образовательного учреждения общеобразовательной ступени и официальное трудоустройство по трудовому договору).

Необходимые документы для оформления трудовой книжки

Для оформления трудовой книжки впервые есть свой перечень документов, который может быть трансформирован, но только при условии, что будут присоединены дополнительные документы, подтверждающие уровень образования такого работника.

К числу обязательных документов, которые потребуются для первичного заполнения трудовой книжки, относятся:

  • паспорт потенциального работника, который призван подтвердить его личность. Предоставление данного документа возможно только в оригинале, так как даже заверенная копия не может быть использована для заполнения документа;
  • свидетельство о рождении, если речь идет о необходимости дополнительной идентификации каких-либо персональных данных соискателя должности (даже если потенциальному сотруднику исполнилось только четырнадцать лет, свидетельство о рождении не может выступать документом, который будет единственным подтверждать личность такого соискателя, так как по действующему законодательству в четырнадцать лет у ребенка уже должен быть свой паспорт);
  • документ, подтверждающий образование такого сотрудника (либо его копия, если оригинал не может быть предоставлен по каким-либо причинам, например, он находится в другом учебном заведении). Если речь идет о работнике, который не окончил образовательное учреждение общеобразовательной ступени, то предоставляется справка о том, на каком этапе в данный момент такой соискатель (обучается в том или ином классе, переведен в очередной класс и т. д.);
  • если речь идет о трудоустройстве военнообязанного соискателя, то ему потребуется предоставить также и оригинал военного билета (с него снимается копия и вкладывается в личное дело, при этом в трудовой книжке о воинской обязанности отметки не ставятся, если этого не пожелает сам соискатель).

Иногда сотрудники кадровых подразделений просят соискателя написать заявление на предоставление им трудовой книжки и открытие данного документа. В перечне обязательных документов такое заявление не содержится, однако, может быть использовано для того, чтобы подтвердить законность выдачи такого документа (хотя обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку зафиксирована в статье 66 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Где и как купить бланк?

В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.

В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.

Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.

Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.

В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.

Правила и порядок оформления

Заполнение трудовой книжки в первый раз происходит на основании предоставленных документов соискателя сотрудником кадрового подразделения первого работодателя. Заполнению подлежат титульный лист, а также сведения о приеме на работу и всех трудовых перемещениях конкретного сотрудника.

Все оформление трудовой книжки происходит на основании положений Инструкции по заполнению трудовых книжек. Именно на основании таких требований указано, что заполнению подлежат идентификационные данные работника, сведения о его образовании.

На титульном листе располагаются сведения об имени, отчестве (если есть) и фамилии работника, его дате рождения и образовании.

После того как работник ознакомился с правильностью оформления данного раздела, он ставит свою подпись на титульном листе в установленном для этого месте.

Достоверность указанных сведений подтверждается подписью сотрудника кадрового подразделения и печатью организации, которая оформляла такой бланк.
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе» происходят только в соответствии с изданным приказом о приеме на работу конкретного сотрудника. В данном разделе указываются следующие сведения:

  • информация о наименовании работодателя;
  • данные о дате приема на работу сотрудника;
  • сведения о той должности, на которую он принимается;
  • дата издания и номер приказа, выступающего в качестве основания для возникновения трудовых правоотношений.

Порядковый номер такой записи присваивается «1», так как данная запись ставится первой в трудовой книжке.

В том случае, если при первичном заполнении данного документа по каким-либо причинам сотрудник кадрового подразделения допустил ошибки в титульном листе, испорченный бланк подлежит обязательной утилизации, а взамен него работодатель выдает новый бланк также под роспись сотруднику.

Если ошибка была допущена в указании сведений о работе, то возможно просто внести исправление, не делая каких-либо замен. Однако такое исправление должно быть оформлено в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/polucenie.html

Трудовая книжка: как получить, кто должен ее заполнять и как правильно это сделать?

Где можно сделать трудовую книжку

При официальном трудоустройстве должна быть оформлена трудовая книжка. Как получить ее впервые, и для каких целей она используется, будет известно после прочтение ниже описанной информации.

Когда может потребоваться получение трудовой книжки?

Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий рабочую деятельность человека

Согласно Трудовому кодексу, трудовая книга нужна при подсчете стажа при оформлении пенсии. Поэтому практически все работники имеют ее. Исключением являются граждане, работающие на частника, без официального устройства.

Кроме оригинала документа нередко используется и его копия. Она также может быть необходима в разных ситуациях. Чаще для:

  1. Устройства на другую работу. Владелец книжки имеет право взять документ в отделе кадров и сделать ее копию, вернув его снова. При этом, законодательство не требует объяснение причины со стороны работника. Гражданин не имеет возможности одновременно работать на двух работах и при этом быть официально устроенным на них. Копия документ чаще требуется для того, чтобы второй работодатель убедился в отсутствии увольнений по причине пьянки, кражи и других противозаконных действий Пенсионного фонда. Посредством предоставленной копии документа происходит подсчет страхового стажа, который напрямую влияет на размер пенсии.
  2. Восстановления оригинала документа. Наличие у гражданина ксерокопии документа дает возможность восстановить оригинал документа.
  3. Оформления кредита в банке. Она необходима для подтверждении факта платежеспособности. Для тех, кто официально трудоустроен в данный момент имеет более высокий шанс получить кредит. Его размер также напрямую зависит от должности и оклада. получения визы. Предоставления документа здесь также требуется для подтверждения платежеспособности гражданина.

    Также ранее копия требовалась при оформлении загранпаспорта. На данный момент этот документ вычеркнули из списка необходимых.

Основные способы получении

Получить трудовую книжку можно тремя способами:

  • Этот документ выдается на первой работе, где гражданин был официально трудоустроен. Этот вариант наиболее распространенный. Но если работодатель по каким-то причинам отказывается это сделать, гражданину следует обратиться за помощью в суд. После окончания учебного заведения, чаще института или университета, вместе с дипломом об окончании выдают и трудовую книжку. Но этот вариант не очень распространен, поэтому не все высшие учебные заведения занимаются этим.
  • Также трудовую книжку можно приобрести самостоятельно. Нередко в канцелярских магазинах их можно с легкостью найти. Но прежде, чем приобретать, стоит обратить внимание на подлинность будущего документа. Здесь должен присутствовать герб, характерная светящаяся надпись и шов. Согласно законодательству в этом случае работодатель не может требовать покупки нового документа, а лишь может выдать бланк от лицензионных поставщиков.

Самостоятельное приобретение возможно, если необходимо избавиться от нежелательных записей, сделанных прежним работодателем.

Как получить трудовую в первый раз?

Чтобы получить документ впервые, можно использовать выше описанные варианты. Но для того, чтобы она была действительной, необходимо предоставить дополнительные документы, заполнить необходимые бумаги. Также этот процесс требует определенного алгоритма, который будет описан ниже.

Где оформить

Оформление документа происходит на месте новой работы. В основном их заведением и заполнением занимается работник отдела кадров. Иногда эту роль выполняет и сам руководитель.

Первое место работы подразумевает наличие нового и чистого бланка, который заполняется по определенным правилам. В случае, ели это не первое рабочее место, работник приходит к работодателю с трудовой книжкой с прежнего места работы.

Даже если у работника был представленный документ, законодательство не запрещает ему не предоставлять его, заменяя его новым. Подобное случается, если гражданина не устраивает его прежнее место работы. В свою очередь, работодатель не обязан проверять достоверность сказанного и наличие предыдущей трудовой.

Несмотря на то, что работнику можно самостоятельно приобретать трудовую, лучше предпочесть вариант оформления документа на работе. Тем более, что нет конкретного закона, который бы обзывал это делать самостоятельно.

Какие нужны документы

Для того, чтобы оформить трудовую книгу, необходимо иметь при себе паспорт с дипломом, который подтверждает компетентность человека в той работе, на которую он устраивается. Если это место работы не требует особых навыков и здесь не нужно иметь соответствующего образования, его предоставлять не нужно.

Мужчинам, которые проходили службу в армии, а также бывшим военнослужащим, стоит взять с собой военный билет. Если гражданин или гражданка находились в местах лишения свободы, стоит иметь при себе справку об освобождении.

Процесс оформления

Для того, чтобы получить долгожданный документ, стоит обратиться непосредственно к работодателю или в отдел кадров. С собой взять перечисленный выше список документов и отдать вместе с новой книжкой, если она была куплена. Если ее нет, работодатель обязан выдать. Стоимость книг и потом будет вычтена из заработной платы будущего сотрудника.

До этого, работодатель обязан выдать приказ на о приеме гражданина на работу. Срок оформления документа разниться в зависимости от ситуации. Если речь идет о приеме на работу, соответствующие пометки ставятся не позднее, чем через неделю. Если это увольнение, пометка ставится в этот же день, когда работник написал заявление об уходе.

Стоит отметить, что запись в книге должна полностью соответствовать тексту приказа который был выдан ранее. Каждая запись должна быть рассмотрена владельцем трудовой и подтверждена посредством личной подписи.

Данные приложенных документов должны быть зафиксированы в книге. Если гражданин ранее был военнослужащим, стоит записать это прежде, чем будет сделана отметка о начале работы на новом месте.

Как правильно заполнить?

Заполнением документа занимается работник отдела кадров. В этом процессе нет ничего сложного, так как трудовая содержит минимум информации. В каждой строке указано, что именно необходимо заполнить.

Имя с фамилией и отчеством должны быть записаны точно также, как и в паспорте. Дата рождения также должна совпадать. Не должно быть ни одной ошибки, почерк разборчивый, в конце ставится подпись.

Что касается внесения других записей, гражданин не имеет на это полномочия. Все что касается места работы, срока, внесения дополнительных отметок, это делает сотрудник отдела кадров.

Также важно, записи в документы делать на государственном языке. Записи делаются ручкой. Все отметки делаются рукой, использовать печатные машинки с принтерами. Относительно цвета нет особых ограничений. Заполняющему сотруднику стоит выбрать один из трех вариантов: синий, фиолетовый или черный.

В какой срок оформляется впервые?

Первая трудовая книжка будет готова через 5 дней

Если речь идет о новом сотруднике, то его трудовая заполняется после 5 рабочих дней. Этот срок является испытательным. Этот срок необходим для того, чтобы избежать дополнительных проблем, ведь вносить записи об увольнении также требует времени. В случае, если новый сотрудник передумает работать и решит больше не приходить.

Где хранится оформленный документ?

Если речь идет об официальном трудоустройстве, трудовая книга должна храниться в месте работы, а именно, в отделе кадров. Исключением является ситуация, с физическими лицами-предпринимателями, которые нанимают людей для работы, но не хранят их документы у себя, отдавая своим сотрудникам.

Какие данные вносят в трудовую книжку и какие нет

Чтобы знать точно, какие данные в документы важны, а какие недопустимы, стоит ознакомиться с перечнем. К сведениям, которые должны или могут вноситься в документ:

  1. имя с фамилией и отчеством;
  2. полная дата рождения;
  3. название предприятия;
  4. дата приема на работу, увольнение;
  5. номера приказов на прием, увольнение;
  6. награды работника за успехи на работе;
  7. отметки об открытиях, полученных дипломах, изобретениях, выплаченных вознаграждениях.

Название должности, на которую устраивается работник, пишется в соответствии с Классификатором профессий.

То, что не вносят в трудовую:

  • выговоры и взыскания на работника;
  • информацию полученных премиях;
  • разновидность трудового договора;
  • период нахождения в социальном отпуске, который включает беременность, отпуск по уходу за малышом до трех лет;
  • нахождение в отпуске за свой счет;
  • временном перемещении сотрудника на другую должность, или совмещение с старой.

Как получить трудовую книжку, при утрате прежней?

Восстановление трудовой книжки — трудоемкий процесс. Так что лучше не терять

Утрата трудовой книги, как и любого другого документа, требует много сил и энергии на восстановление.

Процесс восстановления стоит начинать после того, как обнаружиться, кто именно потерял документ. Если обозначилось, что это было сделано работодателем, работнику незачем беспокоится.

Ведь вся бумажная волокита ляжет на его плечи.

Если это сделала сам сотрудник, ситуация сложнее. Выдача дубликата требует значительно времени, ведь данные нельзя заполнить просто с головы, необходимо обратиться в архив, который содержит множество сведений.

Чтобы начать процесс воссоздания, необходимо обратиться в последнее место работы. В течение 15 дней они обязаны выдать воссозданный дубликат потерянного оригинала.

Вторым вариантом восстановления является самостоятельное обращение в пенсионный фонд. Здесь в течение 10 дней выдается справка о мессе работы, проработанном стаже.

Ситуация существенно облегчается, если у владельца имеется копия документа. Но, к сожалению, не во всех случаях, ксерокопия может спасти. Для того, чтобы воссоздать документ, необходимо иметь заверенные копии. Такие выдаются на месте работы в отделе кадров. В других случаях, копия не имеет никакого веса в процессе восстановления.

Если вдруг предприятие, в котором работал заявитель, было ликвидировано, его данные передаются в Государственный архив. Также дубликат можно сделать при подаче запроса в МФЦ.

Крайне, но наиболее эффективной мерой является подача заявлении в суд. Это способ поможет в восстановлении документов в 100 процентах случаев.

Получить трудовую при увольнении

Несмотря не совсем приятную процедуру увольнения, стоит отнестись к нему со всей серьезностью. Этот процесс требует выполнение четкий действий в случае нарушения прав.

После увольнения сотрудника, работодатель не имеет права удерживать у себя документ. Случается, что бывший работодатель начинает угрожать, требовать отработки после увольнения. Или наоборот, работник не забирает документ, так как корне не согласен с причиной своего увольнения.

Получение трудовой происходит в день написания заявления. Сотруднику также стоит внести некоторые заметки в документ, поэтому выдача его происходит быстро, если деятельность работодателя регулируется законом.

После того, как сотрудник отдела кадров внес записи, уволенному работнику стоит расписаться с книжке.

В случае, если работник не получил документ, работодателю нужно перестраховаться и составить акт, где указать причину невыдачи документа сотруднику. Кроме этого, необходимо послать письмо-уведомление о необходимости получении документа.
Если причиной невыдачи трудовой стала инициатива работодателя, можно подавать на него в суд.

Получения трудовой книги происходит по одному и тому же алгоритму. Причины, по которой она может понадобиться много. К тому же этот документ регистрирует трудовой стаж, который необходим для начисления пенсии, что является его основным предназначением.

Как оформить трудовую книжку впервые? Смотрите ответ эксперта на видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://VyborPrava.com/administrative/oformlenie/trudovaya-knizhka-kak-poluchit-kto-dolzhen-ee-zapolnyat-i-kak-pravilno-eto-sdelat.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

Где можно сделать трудовую книжку

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать

Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам 

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ

  • Пример заявления 216.1 КБ

  • Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1712

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.