Где взять вкладыш в трудовую

Содержание

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Где взять вкладыш в трудовую

Трудовая книжка представляет собой оформляемый на специальном бланке документ, содержащий сведения о местах работы и награждениях сотрудника. При использовании листов, отведенных для таких записей, в нее вшивается вкладыш. О том, что представляет собой этот вкладыш, кто его приобретает и как влияет на его применение введение электронных трудовых книжек, — в нашем материале.

Правила применения вкладыша

К ведению трудовой книжки в отношении работника, принятого по трудовому договору на работу, являющуюся для него основной, работодателя обязывает ст. 66 ТК РФ. Возможно внесение в нее сведений и о работе по совместительству.

Отражается в этом документе информация о:

  • самом работнике;
  • выполняемой им работе
  • переводах на другую работу;
  • увольнениях;
  • наградах за труд.

Форма книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Для внесения сведений в ней выделены 2 раздела, предназначаемых для данных:

  • о работе;
  • о награждениях.

Когда один из этих разделов оказывается полностью заполненным, к трудовой книжке следует оформить вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением № 225). Форма вкладыша и правила внесения в него данных совпадают с установленными для трудовых книжек, но этот документ:

  • имеет другое название;
  • никогда не используется в отрыве от трудовой книжки;
  • должен вшиваться в трудовую книжку.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке записью о его выдаче с указанием серии и номера использованного для этого бланка (п. 39 Правил, утв. Постановлением № 225).

Расходы по приобретению вкладыша

Обеспечение работника трудовой книжкой является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ). И эта обязанность распространяется на вкладыш как на неотъемлемую часть трудовой книжки.

Бланки обоих документов приобретаются работодателем за плату у их изготовителя либо распространителя (п. 2-5 Порядка, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н) и хранятся у него до момента выдачи работнику.

При оформлении трудовой книжки или вкладыша работник должен возместить работодателю стоимость соответствующего бланка (п. 47 Правил, утв. Постановлением № 225). Возмещение может быть осуществлено путем:

  • удержания средств из заработной платы;
  • внесения наличных денег в кассу;
  • перечисления безналичным путем.

Не взимается с работника плата за бланк в случаях (Правила, утв. Постановлением № 225).

  • порчи бланка не по его вине (п. 48);
  • восстановления документов после чрезвычайных ситуаций (п. 34).

Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке

До 2020 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2020 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).

Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:

Однако для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, электронная трудовая книжка оказывается единственно возможным способом формирования сведений о трудовой деятельности (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Это означает, что со временем бумажная трудовая книжка исчезнет совсем, а вместе с ней и необходимость в оформлении к ней вкладыша.

Подводим итоги

  • Источником сведений о трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Для ее оформления предусмотрен специальный бланк в виде книжки. При полном использовании листов одного из основных разделов этого документа в него вшивается вкладыш, заполняемый по тем же правилам, что и трудовая книжка.
  • Расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ложатся на работодателя. Но работник должен возместить работодателю сумму этих расходов при выдаче ему соответствующего бланка.
  • С введением электронного способа накопления данных о трудовой деятельности отпадает необходимость в оформлении бумажной трудовой книжки и, соответственно, в использовании вкладыша в нее. Однако эти документы служат подтверждением стажа, имевшего место до 01.01.2020, и, несмотря на начавшееся обязательное накопление сведений в электронном виде, будут по-прежнему оформляться для лиц, принявших решение о продолжении ведения бумажного документа.
  • Первичное оформление на работу, состоявшееся после 2020 года, будет производиться без оформления бумажной трудовой книжки. Поэтому со временем бумажный ее вариант перестанет применяться совсем. Соответственно, исчезнет и необходимость во вкладыше.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/

Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Где взять вкладыш в трудовую

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо.

Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы.

Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Обеспечение бланками

Обязанность каждого работодателя  иметь определенный запас бланков вкладышей в трудовую, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил).

Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н. Изготовлять эти бланки имеет право Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ.

Работодатель может заключать договор на приобретение этих бланков с юридическим лицом, а также ИП (распространителем).

Возмещение стоимости бланков работниками

Если  специалист кадровой службы заметил, что в трудовой книжке работника закончились листы для записей, то он должен вызвать сотрудника, чья книжка закончилась и принять от него заявление о выдаче ему бланка вкладыша.

Здесь нужно учесть один нюанс. Работники организации обязаны оплатить стоимость оформляемых им бланков. Сумма возмещения стоимости бланков устанавливается в размере затрат на их приобретение (п.47 Правил).

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

  1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
  2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
  3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления

Заявление можно оформить по следующему примеру:

&nbsp}

Генеральному директоруОДО «}Омега»}

Соколу  Е.И.

инженера

Петренко Лилии Петровны

&nbsp}

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку. Стоимость бланка вкладыша в размере 94 ( девяносто четыре ) рубля 00 копеек прошу удержать  из моей заработной платы за февраль 2014г.

&nbsp}

«}___»}______ 2014г.              ______________________               Петренко Л.П.

(Подпись)

Некоторые организации, придерживаясь ч.2 ст.5, ч.1 ст.8 ТК РФ, в своих нормативных актах (обычно в Коллективном договоре) предусматривают бесплатную выдачу таких бланков своим работникам. И тогда вопрос о способах возмещения стоимости этих бланков сотрудниками данной организации становится неактуальным.

Получение бланков трудовых и (или) вкладышей ответственным лицом

По собранным от работников заявлениям сотрудник кадровой службы составляет заявку на получение бланков трудовых и (или) вкладышей, подписывает ее у работодателя и передает в бухгалтерию вместе с заявлениями работников. По этой заявке соответствующий работник бухгалтерии выдает ответственному лицу кадровой службы запрашиваемые для оформления бланки под роспись.

Учет бланков

Ответственный за учет бланков этих документов работник бухгалтерии должен вести специальную приходно-расходную книгу. Он заполняет все данные, связанные с получением и выдачей данных бланков, указывает их номера и серии (п.41 Правил).

В конце месяца специалист по кадрам передает в бухгалтерию отчет по наличию у него полученных бланков трудовых и (или) вкладышей. А бухгалтерия по заявлениям сотрудников должна будет удержать стоимость этих бланков из их зарплаты.

Если в заявлении работника не было оговорено удержание из его зарплаты стоимости бланка, то в данном отчете работник кадровой службы должен будет указать все суммы, полученные за оформление этих бланков и приложить соответствующий приходный кассовый ордер (п.42 Правил).

Как завести вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш —} это документ, который не является действительным без самой трудовой книжки. Поэтому оформляя вкладыш, ответственный работник кадровой службы обязан будет его вшить в закончившуюся трудовую книжку (п.38 Правил).

Прежде, чем вшивать вкладыш, рекомендуем ответственному специалисту по кадрам сперва произвести его заполнение.

Поскольку в случае ошибочно внесенных записей в новый бланк вкладыш может быть испорчен, и потребуется его замена на другой чистый бланк, а тогда придется заниматься еще и процедурой изъятия бланка вкладыша из трудовой книжки и повторным вшиванием другого вкладыша.

Следует отметить, что в такой ситуации оплата стоимости испорченного бланка возлагается на работодателя (п.48 Правил), а сами бланки подлежат уничтожению, но предварительно следует составить акт об этих испорченных бланках.

Правилами не установлено в каком именно месте трудовой книжки вшивается вкладыш. Обычно его принято вшивать в конце трудовой книжки плотными нитками и толстой иглой, либо помогать себе прокалывать дырки шилом. Когда вкладыш хорошо вшит, нитку следует закрепить, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась, и чтобы вкладыш не мог случайно выскользнуть из трудовой книжки и потеряться.

Прикалывать вкладыш металлическими скобами при помощи степлера, либо прикреплять его скрепками к трудовой книжке нельзя, так как это скрепление не является надежным.

Поскольку металл может окисляться и ломаться, есть немалая вероятность утери вкладыша. То есть это будет означать, что работодателем не соблюдаются установленные Правила, за что ст.5.

27 КоАП РФ предусмотрены соответствующие виды административной ответственности.

Делается ли запись в трудовую книжку о вкладыше?

При оформлении вкладыша согласно п.39 Правил в трудовой книжке соответствующего работника необходимо проставить штамп следующего содержания, например:

Также в данном штампе ответственный специалист по кадрам должен будет указать серию и номер оформленного им вкладыша.

К сожалению, Правилами не установлено, в каком месте трудовой книжки необходимо проставлять оттиск данного штампа. На практике обычно штамп «Выдан вкладыш» ставится на титульном листе трудовой книжки. Разместить оттиск штампа необходимо  таким образом, чтобы он не перекрывал ранее сделанных записей на этом листе.

Если вместо указанного штампа в трудовой книжке будет произведена запись такого же содержания от руки, то, скорее всего, это не будет являться основанием для того, чтобы вкладыш был признан недействительным. Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей

Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название  «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги:

– за получен­ную им трудовую книжку,

– за оформленный ему вкладыш.

При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Вкладыш в трудовую книжку в 2020: как оформить и вшить, образец заполнения и кто должен покупать?

Где взять вкладыш в трудовую

Вкладыш представляет собой документ, использующийся в случае окончательного заполнения трудовой для последующего учета стажа работника. Он имеет ряд внешних отличий от трудовой книжки:

  • 12 листов;
  • обложка изготовлена из картона;
  • формат 8,8х12,5 см;
  • присутствуют элементы защиты.

Форма установленного образца:

Пример формыСкачать образец оформления в формате .doc

Внимание! Файл нельзя использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей.

Пришивание вкладыша представляет собой единственно разрешенный способ продления трудовой.

Не соответствуют закону следующие действия работодателя:

  • вкладывание чистых листов бумаги в книжку и дальнейшая фиксация записей на них;
  • оформление нового экземпляра трудовой и использование его в качестве основного документа сотрудника;
  • зачеркивание существующей графы о поощрениях работника и присваивание ей другого названия, связанного со сведениями о работе.

Неупомянутые варианты так же не допустимы и признаются прямым нарушением норм трудового права. В случае обнаружения таких несоответствий закону, трудовая книжка может быть признана подделкой.

Наличие вкладыша важно не только для работников, но и для организаций. Согласно закону работодатель при приеме сотрудника на работу обязан зафиксировать в трудовой этот факт в течение 5 дней с того момента, как работник принялся исполнять свои обязанности.

Если этого не сделать, то действия работодателя могут быть расценены как нарушение.

Во избежание таких ситуаций организация может необоснованно отказать работнику в приеме на службу. Однако это может иметь ряд неутешительных последствий:

  1. Непринятый работник может обратиться для защиты своих прав в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
  2. Работодатель рискует потерять ценного сотрудника из-за отсутствия дополнительных бланков.

Нормативное регулирование

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.

Процесс приобретения

Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.

Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:

  • предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
  • взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.

Трудовая с приложением

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.

Инструкция по заполнению

Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:

  • путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
  • путем написания заявления на получение бланка.

Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.

Заявка на выдачу бланков

Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.

Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.

Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

  1. За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
  2. На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

    Образец заполнения титульной страницы

  3. Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.
  4. После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
  5. В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

На что стоит обратить внимание

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.

Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.

После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:

  1. Делает ксерокопию представленного документа.
  2. Подшивает ее в личное дело работника.
  3. Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
  4. На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.

Нумерация

Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.

Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.

Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника.

Как вшить дополнение в трудовую

Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.

Вшивание дополнительных листов в трудовую

Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.

Что делать, если отсутствует штамп

Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:

  1. В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
  2. Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.

Возникли ошибки в процессе вшивания

Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.

  • Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
  • Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
  • Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.

Штампы о вкладыше в трудовой

Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.

Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/vkladysh.html

Вкладыш в трудовую книжку: кто должен его покупать и как правильно вшить? Порядок и образец оформления

Где взять вкладыш в трудовую

В некоторых случаях у работника заканчивается трудовая книжка (какие-либо ее разделы, отражающие информацию о тех или иных видах его трудовой деятельности, например, о непосредственной трудовой деятельности работника). Как быть в этой ситуации и надо ли заводить новую трудовую книжку или можно обойтись вкладышем?

Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника.

Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.

Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых поощрениях работника.

Кто обязан покупать и предоставлять к заполнению вкладыш

В настоящее время ни в одном нормативном акте, который осуществляет регулирование процедуры заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, не содержится каких-то указаний на то, кто обязан заниматься приобретением вкладышей.

Как показывает практика, данную функцию выполняет чаще всего работодатель.

Обусловлено это тем, что чаще всего места для записей в трудовой книжке заканчиваются именно при внесении каких-либо сведений о внутренних кадровых передвижениях работника.

Если место для заполнения в трудовой книжке закончилось на моменте увольнения с предыдущего места работы, то обязанность по приобретению вкладыша полностью ложится на плечи работника.

Приобрести вкладыш в трудовую книжку можно в любом магазине канцелярских товаров либо, если речь идёт о заказе оптовой партии данного документа работодателем, закупка осуществляется путём заказа у поставщика, который предоставляет услуги по поставке документов, изготовленных на предприятиях Гознака. При приобретении необходимо проверить, чтобы сам вкладыш имел все необходимые степени защиты.

Правила оформления

Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:

  • так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
  • все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
  • внесение исправлений во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
  • если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
  • номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.

Как правильно вклеить?

Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.

По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его заполнение.

В силу структуры трудовой книжки наиболее удобным вариантом вставки вкладыша в нее следует считать вклеивание вкладыша в середину документа. Это обусловлено тем, что в середине бланка трудовой книжки находится шов, который можно использовать для дальнейшей вставки самого вкладыша.

Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.

Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

Использование вкладыша без самой трудовой книжки недопустимо, так как без основного бланка документа об официальном стаже бланк вкладыша действительным считаться не будет.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/vkladys.html

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Где взять вкладыш в трудовую

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.

На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Необходимость покупки вкладыша

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании.

Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша.

Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

  1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
  2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
  3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель.

В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель.

В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку.

Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно.

Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

  1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
  2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести  трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость  ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kto-dolzhen-pokupat-vkladysh.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.