Ведение и хранение трудовых книжек

Содержание

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Ведение и хранение трудовых книжек

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Общие правила ведения и хранения трудовых книжек в организации

Ведение и хранение трудовых книжек

Записи, содержащиеся в трудовой книжке, дают исчерпывающую информацию о работнике. Раскрыв этот документ, работодатель может сделать важные выводы о соискателе вакантного места.

Записи книжки позволяют уточнить профессию и квалификацию работника, узнать, где и когда именно он работал, по каким причинам был уволен и каким общим стажем работы он обладает.

Трудовая — это первый документ, который выдаётся молодому специалисту в начале его рабочей карьеры.

И именно эта книжка сыграет решающую роль при завершении трудовой деятельности и достижении определённого возраста — по этому документу специалистами Пенсионного фонда начисляются пенсионные выплаты.

Крайне важно, чтобы информация, вносимая в этот документ, была достоверной, а все записи оформлялись правильно.

Законодательство

При составлении этого нормативного документа Правительство РФ опиралось на положения 66-й статьи Трудового кодекса.

Упомянутое постановление утверждает форму документа и его вкладыша, а также правила ведения и хранения. В частности, с начала 2004 года был введён в документооборот новый бланк книжки. При этом старые бланки остались действительными и не подлежали замене.

Опираясь на правительственное постановление, Министерство труда и социального развития разработало отдельную инструкцию для работников кадрового отдела и других уполномоченных лиц, которой они пользуются при заполнении и хранении книжек.

Ведение этого документа и его хранение закреплено несколькими нормативными документами:

  1. Трудовой кодекс даёт определение документу и перечисляет основные обязанности работодателя по хранению и заполнению документа.
  2. КоАП устанавливает порядок административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства, касающиеся трудовых книжек (статья номер 5.27).
  3. Упомянутое выше правительственное постановление под номером 225 помогает определиться с правилами заполнения и хранения, а также устанавливает единую форму бланка.
  4. Постановление Министерства труда и социального развития под номером 69, устанавливающее инструкцию для заполнения книжек, чётко определяет, какую именно информацию должны вносить сотрудники кадрового отдела, и каким способом исправляются допущенные ошибки.

Общие правила ведения

Если работник получает рабочее место впервые, для него оформляется новый бланк книжки за счёт работодателя.

По общим правилам информация вносится в этот документ в присутствииработника. Установлены и сроки внесения необходимых записей — не более семи дней с момента подписания договора между работником и работодателем.

В документ в обязательном порядке вносятся данные о любых перемещениях работника, повышении его квалификации, приёме на вакантное место и увольнении, о поощрении, приобретении дополнительной профессии (указывается на титульном листе через запятую). Все записи вносятся не позднее семи дней с момента издания приказа! А при увольнении соответствующая отметка проставляется в документе в последний рабочий день.

После внесения любой записи работник знакомится с ней, после чего ставит подпись в личной карточке.

К основным данным относят:

  • ФИО работника, дату его рождения (при внесении этой информации сотрудник кадрового отдела ориентируется на паспортные данные);
  • информацию об имеющемся у человека образовании (при внесении информации уполномоченное лицо сверяется с соответствующими документами — аттестатом, дипломом);
  • информацию по занимаемой должности с указанием профессии, квалификации, даты приёма, реквизитов соответствующего приказа, полного наименования юридического лица.

К дополнительным данным причисляют:

  • данные по срокам военной службы или работе в силовых ведомствах (информацию вносят на основании предъявленного работником военного билета);
  • данные по срокам обучения (на основании документов о повышении квалификации, прохождении курсов и тренингов);
  • данные о полученных наградах (на основании грамот и государственных наград);
  • данные о восстановлении трудового стажа (на основании предъявленных документов, подтверждающих информацию).

Им является правильно указанный номер и дата издания соответствующего приказа. Информация личного характера вписывается в трудовую на основании других подтверждающих документов, перечисленных выше (паспорт, аттестат, диплом и так далее).

Также не нужно забывать, что полная формулировка не переписывается из приказа!

Её заменяют кратким обозначением. Например, в качестве причины внесения записи вносится пометка «приём на работу». Далее вписывается номер и дата издания приказа.

Приказами руководства регулируется большая часть трудовых функций работника: приём на вакантное место, увольнение, назначение награды, переводы на другие рабочие места в пределах одного предприятия, присвоение квалификации, изменение тарифа или разряда.

Также необходимо придерживаться основных правил заполнения:

  • все даты вносятся исключительно арабскими цифрами в отведённых для этого графах;
  • применяются только тёмные цвета чернил (фиолетовые, чёрные или синие);
  • используется государственный язык за исключением субъектов Федерации, в которых разрешено использовать в делопроизводстве республиканский язык;
  • слова или названия ни в коем случае не сокращаются — это запрещено инструкциями;
  • для внесения записей используется нумерация, порядок и последовательность, которые нельзя нарушать;
  • информация фиксируется не позднее семи дней с момента издания соответствующего приказа;
  • любые правки осуществляются согласно установленным правилам. На титульном листе разрешается зачёркивать только информацию, внесённую в строку ФИО или «образование». В остальных случаях положено выдавать дубликат. Ошибки во внутренних разделах документа исправляются через внесение соответствующей записи (без зачёркивания ошибочных данных);
  • в книжку обязательно добавляется вкладыш на случай, если сведения о работе не вместятся в основной бланк.

Основные правила хранения

Трудовые книжки являются документами строгого учёта. Всю ответственность за их сохранность на период трудовой деятельности работников берут на себя работодатели. По этой причине в руки работнику оригинал бланка предоставляется лишь при увольнении, а в остальных случаях выдаётся копия, заверенная руководителем или ответственным лицом.

Для учёта движения книжки на предприятии (в организации, учреждении, компании) заводится специальная книга учета движения трудовых книжек, в которой работник расписывается при получении оригинала на руки. А для хранения документов этого типа в кадровом отделе выделяется отдельный сейф, который в обязательном порядке запирается на ключ, чтобы исключить утрату документов.

После увольнения сотрудника книжка, не полученная им на руки, в течение трёх месяцев находится в зарезервированном состоянии. После чего ещё два года хранится в сейфе кадрового отдела и только по истечении этого срока передаётся в архив. Архивный срок хранения составляет 75 лет.

Ответственные лица

За ведение и хранение книжек отвечает сотрудник, уполномоченный на выполнение таких обязанностей отдельным приказом руководства.

На крупных предприятиях это один из сотрудников кадрового отдела. В мелких компаниях и организациях ведением и хранением трудовых чаще занимаются лица, трудящиеся по совмещению (главные бухгалтеры, секретари, менеджеры по персоналу).

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/pravila-vedeniya-i-xraneniya-trudovyx-knizhek.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Ведение и хранение трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требования

и правила

Нумерация разделов сквозная

Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.

Формат даты фиксированный

Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).

Какими средствами вносить

Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.

Допускается ли использование штампов и печатей

Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.

На каком языке вносятся сведения

Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.

Сроки внесения информации

Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.

Как знакомить с записями

Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.

Как исправлять ошибки

Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.