Вкладыш в трудовую книжку что это такое

Содержание

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – поэтапный процесс

Вкладыш в трудовую книжку что это такое

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой.

Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку.

Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

  1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
  2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
  3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
  4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
  5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

  • На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
  • Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
  • При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
  • Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
  • В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

  1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
  2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
  3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
  4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

  • Получить бланк нового приложения.
  • Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
  • Получить подпись владельца
  • Завизировать подписью и печатью работодателя.
  • Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
  • Проставить штамп на титульной странице.
  • Подшить приложение.
  • Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

  1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
  2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
  3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
  4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
  5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

  1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
  2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
  3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/vkladysh-v-trudovuyu.html

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить

Вкладыш в трудовую книжку что это такое

17.10.2018

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.

Как оформить документ и где приобрести вкладыш – наиболее часто задаваемые вопросы среди владельцев малого бизнеса, так как не все предприятия имеют возможность заказать документы напрямую.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш может потребоваться в самых разных ситуациях, прежде всего тем, кто часто меняет место трудовой деятельности.

При этом причинами вшивки вкладыша может служить активный карьерный рост работника организации, благодаря которому постоянное внесение данных об изменении должности и трудовых обязанностей может поспособствовать быстрому окончанию чистых страниц, поощрение сотрудника предприятия с занесением информации в трудовую книжку за какие-либо существенные заслуги перед руководителем фирмы, а также любые другие причины.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Окончившиеся чистые листы для внесения информации о работнике – это не повод снижать производительность труда или значительно уменьшать свои заслуги на предприятии, так как именно для таких случаев законодательством был разработан вкладыш в трудовую книжку. Данный документ имеет определенные степени защиты от подделок и выпускается только на Гознаке, любая самостоятельная распечатка бланков для работодателя может закончиться лишением свободы за подделку государственных документов.

Правила внесения информации во вкладыш устанавливаются Правилами, разработанными Министерством труда. Они закреплены в Постановлении Минтруда № 69, которое было принято 10 октября 2003 года.

Образец вкладыша

Образец вкладыша можно просмотреть на сайте Министерства труда или ознакомиться с представленным ниже.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем.

В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.

Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.

Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.

В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.

Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации.

В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются.

Например, «12 апреля 2018 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2018».

Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.

Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету.

В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом.

Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.

Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным.

Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства.

В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.

Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.

Как и где можно купить вкладыш в трудовую

Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа – 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.

Особое внимание заостряется на том факте, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом ведется в соответствии с регламентами ведения трудовых книжек и заполняется соответствующим образом.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится печать «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», в которой указывается серия и номер документа.

Если вкладышей несколько, то печати ставятся по количеству вшитых вкладышей, с указанием всей информации по каждому из них – серия и номер.

Купить бланки вкладышей можно практически в любом книжном или канцелярском магазине, однако стоит иметь ввиду, что продаются они только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям с предъявлением доказательств существования организации.

В случае получение документов иным лицом, на него должна быть выписана соответствующая доверенность от лица руководителя компании, с указанием юридических реквизитов предприятия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются бланками строгой отчетности, которые следует хранить в соответствии с регламентом.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.

Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.

Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:

  1. Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
  2. На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
  3. Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
  4. Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.

Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.

Вшивать вкладыш необходимо следующим образом:

  1. Сначала открыть трудовую книжку на последнем листе, после которого идет обложка документа.
  2. Развернуть вкладыш по середине и открыть-закрыть его несколько раз, чтобы документ мог лежать раскрытым на серединных страницах.
  3. Толстой иглой или любым другим инструментом, которым можно заменить иглу, делается прокол в середине вкладыша и между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой.
  4. Делается два или три прокола для сшивания.
  5. Черной или белой ниткой документы сшиваются друг с другом несколько раз, но концы нитки должны быть в обязательном порядке внутри вкладыша.
  6. Кончики ниток связываются на несколько крепких узлов, а затем подрезаются до оптимальной длины.

Вшивание вкладышей несложное дело, однако требует достаточной силы и наличия наперстка, если сшивка идет иглой, так как в противном случае велик риск проткнуть палец.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.

Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:

  1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
  2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
  3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
  4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.

Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.

Заключение

Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.

Трудовым законодательством строго запрещается:

  • использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
  • подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
  • продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.

Вкладыш в трудовую должен оформляться в соответствии с действующим законодательством, так как при малейшем нарушении работник рискует потерять не только сам документ, но все сведения из него, а также остаться без пенсии.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%8F-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B0/vkladysh-v-trudovuyu-knizku-dlya-chego-on-nuzen/

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Вкладыш в трудовую книжку что это такое

Вы в рубрике: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

 28.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Работник при приеме на работу сразу пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку…

К нам устраивается сотрудник, в первый же день подписывает все документы, в том числе уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), и сразу пишет заявление о выборе ЭТК. Вопросы следующие.Нужно ли вносить запись об этой трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек?Если у сотрудника есть уже трудовая книжка, то первой и последней моей записью будет его выбор ЭТК?

Если у сотрудника нет трудовой книжки, то я просто принимаю у него заявление о выборе ЭТК и больше нигде никаких записей не делаю?

 23.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Записи о внутреннем совместительстве в трудовой книжке. Какой из вариантов правильный?

Устроилась на новую работу и обнаружила в трудовых книжках два варианта записей о работе по внутреннему совместительству:1)  «Принят на работу по совместительству в отдел … на должность…»2) «Принят в  качестве совместителя в отдел … на должность…».

Какой из этих вариантов правильный, а какой – нет? Нужно ли исправлять неправильный?

 Рекомендуем: Журнал “КАДРОВИК-ПРАКТИК” + справочная база, книги, курс и другие ресурсы    
  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
  • Анализ сложных вопросов – в доступной форме
  • Изменения в законе – рассказываем как применять

Подписка ~ 5 руб./день >>  Подпишитесь легко и быстро >> Доступ – сразу после оплаты

    Подписчикам ДОСТУПНЫ

 08.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Простой для работников 65+ во время пандемии

 04.08.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Уведомление об ЭТК для директора

В ООО два учредителя: я и брат. Я, как директор, готовлю уведомления об электронный трудовых книжках для всех своих работников (а у меня их целых три человека))). И сейчас задумался — мне себя надо уведомлять? Я и так уже разобрался в новшествах, пока текст уведомления писал… А брата мне уведомлять надо?  23.07.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Штраф за отсутствие пустых бланков трудовых книжек

У работодателя обязательно должны быть пустые незаполненные бланки трудовых книжек. Это требование п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).  29.06.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Если сотрудник при приеме не предоставил старую трудовую книжку, а при увольнении потребовал именно ее… Реальные истории

Такие случаи не редки – сотрудник устраивается на основную работу и обещает предоставить трудовую книжку позже. Однако не делает этого…Если работник конфликтный и непорядочный, а может быть, просто забывчивый, то при увольнении он может начать требовать выдать ему свою старую трудовую книжку, которую он якобы сдавал работодателю при трудоустройстве. Возникают споры, работники обращаются в суды и инспекции труда. Работодатели получают штрафы, несут убытки, теряют время на судебные дрязги.

Как избежать таких сценариев и чего ждать в судах, если избежать их не удалось, – об этом мы сегодня и расскажем.

 27.05.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой: маленькие, но опасные ошибки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в случае, если в день прекращения трудового договора работник отсутствует либо отказывается от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. И только в этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (со дня направления указанного уведомления).Однако не все работодатели надлежащим образом исполняют свою обязанность по уведомлению работника. Иногда, искренне заблуждаясь, молодые кадровики или руководители компаний думают, что они поступают верно, но при этом они допускают ошибки, которые в дальнейшем приводят к штрафам, судам, убыткам.Сегодня мы рассмотрим, что это за ошибки и заблуждения и как надо поступать, чтобы наверняка ничего не нарушить, ни в чем не ошибиться.
 27.05.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Направление трудовой книжки по почте: нюансы практики, которые важно учитывать!

На практике возникает немало вопросов, связанных с направлением трудовой книжки бывшим работникам по почте:• В какой срок работодатель должен отправить бывшему работнику трудовую книжку после получения от него заявления с просьбой об этом?• Когда трудовые книжки хранятся в головном офисе, а работники увольняются из обособленных подразделений, можно ли им сразу направлять/вручать уведомления о необходимости дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте или вариант выдачи трудовой книжки именно на руки обязателен?• Работник может сразу при увольнении попросить направить трудовую книжку по почте (в заявлении на увольнение или отдельном заявлении)? Каковы последствия подачи такого заявления?• Вправе ли работодатель отправить работнику его трудовую книжку без согласия работника? А если работник согласился на отправку устно, а не письменно, что делать?

Сегодня мы рассмотрим эти вопросы и судебную практику по ним.

 28.04.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Рассылка почтой уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки

У нас есть работники, которые уже не придут на работу до 30 июня. Кто-то ушел в отпуска. Для кого-то объявляется длительный простой после выхода с нерабочих дней (если их не продлят). Можно ли уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки отправлять по почте России?  27.04.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Записи о работе уже сделаны в разделе о награждениях трудовой книжки другим работодателем

Принимаем нового работника, в трудовой книжке которого заполнены 3 разворота “Сведений о награждениях” записями о работе. Такие записи велись на предыдущих местах работы с 2012 года. Зачёркивали слово “награждениях” и писали рядом слово “работе”. Что делать? Продолжить записи в этом разделе будет нарушением. Просто завести вкладыш и продолжить там записи тоже будет нарушением без признания записей из раздела о награждениях ошибочными?  18.03.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Перевод и увольнение в марте. Что писать в СЗВ-ТД?

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/trudovye_knizhki/vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_podrobno_i_v_detalyakh/

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец, что это такое, для чего нужен, зачем, нумерация, штамп – Про закон

Вкладыш в трудовую книжку что это такое

К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.

У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое вкладыш?

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

  • размер (формат) 88х125 мм;
  • обложка картонная;
  • содержит 46 страниц;
  • имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

  • Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
  • Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
  • Заводить новую трудовую.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

  • По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.
  • Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.
  • Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие.

Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков.

Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

  • Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
  • Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

  • получить наличными;
  • вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

Далее нужно логично изложить следующее:

  • Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
  • Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
  • Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
  • Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его.

Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей.

Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

  • Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
  • Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

  • о приёме или увольнении;
  • о переименовании отдела или организации;
  • об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш.

Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой.

Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

Источник: https://mupgkh.su/prochee/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-obrazets-chto-eto-takoe-dlya-chego-nuzhen-zachem-numeratsiya-shtamp.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.