Вкладыш в трудовую книжку оформление образец

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец

Вкладыш в трудовую книжку оформление образец

Работающие люди могут столкнуться с необходимостью использования специального бланка, вшиваемого книжку работнику, который называют вкладышем.

Документ оформляют и подшивают в кадровом отделе, по месту занятости трудящегося гражданина. Это важное приложение, которое является продолжением трудовой книжки.

Посмотреть вкладыш в трудовую книжку (как оформить образец заполнения) и скачать его можно у нас.

Понятие и особенности

Вкладыш представляет собой бланк строгой отчетности, который нужен людям с большим стажем при закончившейся трудовой книжке. Документ 2017 года имеет специальную степень защиты от Госзнака Минфина РФ, серию и номер, подделать его невозможно. Внешний вид вкладышей за более ранние года немного будет отличаться.

Кадровый специалист следит за бланками строгой отчетности, и в течение 5 дней (при наступивших изменениях в трудовой деятельности) обязан внести соответствующие записи.

К характерным особенностям документа относятся:

  1. Картонная обложка.
  2. Серия, номер, защита водяными знаками.
  3. Титульный лист, похожий на первую страницу трудового документа.
  4. Количество страниц – 46.
  5. Установленный формат 88 и 125 мм.
  6. Внутреннее совпадение разделов и граф с подобными в трудовом документе.

Нумеровать приложение начинают с номера, который на единицу больше, чем последняя запись книжки работника.
Приложение – это единственный разрешенный способ продолжения трудового документа. У вкладыша есть личный идентификационный номер, стоящий на каждой странице в верхнем углу справа, который обязательно регистрируют.

Заполнение и выдача вкладышей является прерогативой работодателей, а не сотрудников. На усмотрение руководства, бланки выдают безвозмездно или платно (с вычетом из заработка). Чтобы получить его, нужно написать заявление.

Важно! Регламентирует выдачу вкладышей по установленному образцу Постановление Минтруда РФ. Заполнением и вшиванием документа занимаются кадровики, они же юридически оформляют его для внутреннего документооборота.

Правила оформления образца вкладыша в трудовую книжку

Постановление Министерства Труда РФ № 69 установило обязательные правила оформления подобных бланков. Самым главным условием является присутствие штампа: «Выдан вкладыш», который обязательно ставят работнику в книжку.

Пример печати выглядит так, как показано на фото ниже:

Представленный штамп ставят на титульном листе или обложке трудовой в самом начале документа. Без такой печати (заполненной записью)даже вшитый вкладыш будет считаться недействительным.

При ситуациях, когда компания не имеет данного штампа, его нужно заказать и приобрести, а запись, наподобие вышеуказанной, сделать вручную и обязательно сопроводить всеми необходимыми реквизитами.

Требования по оформлению стандартные с аналогичными к трудовой.

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку правильно? Для этого необходимо придерживаться следующих правил:
  1. Соблюдение нумерации. Такой метод сохраняет очередность и последовательность вносимой информации.
  2. Наличие штампа. Без печати бланк недействителен. Также необходимо сопровождение записью с указанной серией, номером и датой выдачи.
  3. Соблюдение и аналогичность всех цифр (особенно номера вкладыша) должно совпасть с трудовой.

Кадровик обязан вписать все нужные данные, согласно принятой форме, которая утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда № 69. Титульные листы трудовой и вкладыша должны быть одинаковыми.

Важно! Для одного человека разрешено оформлять несколько вкладышей. Каждая новая запись со штампом заносится на обложку, ниже предыдущей записи. Любой бланк является действительным только после его вшивания, титульного оформления, внесения записей по разделам и проставления печати в самой трудовой.

Исправление ошибки в бланке и внесение изменений

Оформление документов требует правильности, внимательности и аккуратности заполнения. Кадровик должен знать Правила по оформлению приложения, чтобы избежать ненужных исправлений.

Если вдруг кадровик ошибся, оформляя титульный лист бланка, потребуется списать документ после составления соответствующего акта о порче. Для этого бланк извлекают, в книжке делают запись о его недействительности, указывают порядковый номер и фиксируют изменения в книге кадрового учета. Затем нужно уничтожить испорченный бланк и начать оформлять новый.

Ошибка записи номера или серии говорит о том, что нужно будет внести данные ниже записи.

Смена фамилии или образования работника говорит о том, что копии подтверждающих документов вшивают в личное дело, а потом вносят изменения в книжку, а во вкладыш записывают обновленную информацию.

Вшивание бланка в трудовую

Вкладыш не разрешается просто вложить в трудовую, приклеивать, крепить скрепками. Документ разрешено только подшивать – в середину или конец книжки (второй вариант предпочтительней).

Процедуру подшивки проводят с помощью большой толстой иглы (цыганской), плотных ниток (суровых), шила, ножниц. Скрепление необходимо делать надежным, чтобы была гарантия того, что приложение не потеряется. Книжка работника и вкладыш должны быть единым документом и прилегать плотно. Неправильно сшитое приложение может окончиться штрафом для работодателя.

Во вкладыше и трудовой книжке делают аккуратные проколы шилом (4 или 5), затем развернутый прилагаемый документ накладывается на второй, и проводят прошивание по принятому правилу в документообороте (как книгу). Нитки обрезают, а концы прочно связывают.

Важно! В некоторых компаниях для прошивки есть специальные швейные машинки с широким шагом стежка, применяемые для документов.

Вывод

Правильно оформленный вкладыш становится важным элементом книжки и недействителен без нее.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/obrazec-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Вкладыш в трудовую книжку в 2020: как оформить и вшить, образец заполнения и кто должен покупать?

Вкладыш в трудовую книжку оформление образец

Вкладыш представляет собой документ, использующийся в случае окончательного заполнения трудовой для последующего учета стажа работника. Он имеет ряд внешних отличий от трудовой книжки:

  • 12 листов;
  • обложка изготовлена из картона;
  • формат 8,8х12,5 см;
  • присутствуют элементы защиты.

Форма установленного образца:

Пример формыСкачать образец оформления в формате .doc

Внимание! Файл нельзя использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей.

Пришивание вкладыша представляет собой единственно разрешенный способ продления трудовой.

Не соответствуют закону следующие действия работодателя:

  • вкладывание чистых листов бумаги в книжку и дальнейшая фиксация записей на них;
  • оформление нового экземпляра трудовой и использование его в качестве основного документа сотрудника;
  • зачеркивание существующей графы о поощрениях работника и присваивание ей другого названия, связанного со сведениями о работе.

Неупомянутые варианты так же не допустимы и признаются прямым нарушением норм трудового права. В случае обнаружения таких несоответствий закону, трудовая книжка может быть признана подделкой.

Наличие вкладыша важно не только для работников, но и для организаций. Согласно закону работодатель при приеме сотрудника на работу обязан зафиксировать в трудовой этот факт в течение 5 дней с того момента, как работник принялся исполнять свои обязанности.

Если этого не сделать, то действия работодателя могут быть расценены как нарушение.

Во избежание таких ситуаций организация может необоснованно отказать работнику в приеме на службу. Однако это может иметь ряд неутешительных последствий:
  1. Непринятый работник может обратиться для защиты своих прав в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
  2. Работодатель рискует потерять ценного сотрудника из-за отсутствия дополнительных бланков.

Нормативное регулирование

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.

Процесс приобретения

Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.

Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:

  • предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
  • взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.

Трудовая с приложением

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.

Инструкция по заполнению

Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:

  • путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
  • путем написания заявления на получение бланка.

Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.

Заявка на выдачу бланков

Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.

Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.

Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

  1. За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
  2. На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

    Образец заполнения титульной страницы

  3. Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.
  4. После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
  5. В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

На что стоит обратить внимание

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.

Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.

После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:

  1. Делает ксерокопию представленного документа.
  2. Подшивает ее в личное дело работника.
  3. Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
  4. На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.

Нумерация

Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.

Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.

Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника.

Как вшить дополнение в трудовую

Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.

Вшивание дополнительных листов в трудовую

Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.

Что делать, если отсутствует штамп

Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:

  1. В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
  2. Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.

Возникли ошибки в процессе вшивания

Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.

  • Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
  • Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
  • Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.

Штампы о вкладыше в трудовой

Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.

Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/vkladysh.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.