Внесение сведений в трудовую книжку

Содержание

Правила заполнения трудовой книжки

Внесение сведений в трудовую книжку

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

Внесение сведений в трудовую книжку

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

Источник 1 и Источник 2

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

 — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

Источник

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

 — До конца 2020 года работодатели должны:

  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/elektronnaya-trudovaya-knijka-otvety-na-populyarnye-voprosy/

Какие сведения заносятся в трудовую книжку, инструкция

Внесение сведений в трудовую книжку

Современные реалии таковы, что граждане очень активно используют гарантированное основным законом государства право на свободу выбора места работы: как следствие, записей в их трудовых книжках много и сведения разные. А квалификация сотрудников отдела кадров не всегда находится на должном уровне, поэтому часто возникают вопросы, какие сведения вносятся в трудовую книжку и как правильно ее оформить?

 Что собой представляет трудовая книжка

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Сейчас на законодательном уровне поговаривают о необходимости отмены этого документа как пережитка советского прошлого, дескать, в эру цифровых технологий негоже пользоваться архаичными носителями информации. Однако книжки применялись не только в нашем государстве: были они и во многих европейских и других странах.

А переход на единую систему хранения данных о рабочей занятости гражданина  – дело, конечно, хорошее, но в масштабах нашей страны и общего количества трудоспособного населения уж очень грандиозное, и требующее времени.

Поэтому, пока продолжаем пользоваться привычными носителями информации о деятельности, а чтобы не создавать путаницы, постараемся делать это правильно.

Оформление титульного листа

Первый титульный лист несет информацию о личности владельца книжки:

  1. Фамилия, имя и отчество – в том виде, в котором написаны в паспорте гражданина: это значит, что если в паспорте написано «Наталья Валериевна», то и в титульном листе необходимо написать именно так, а не «Наталия Валерьевна»;
  2. Дата рождения;
  3. Информация об образовании и полученной специальности;
  4. Дата оформления;
  5. Подпись работника;
  6. Подпись уполномоченного представителя работодателя, в организации которого гражданин начал свою деятельность и получил книжку, если уполномоченного лица – начальника отдела кадров, не имеется, то подписывает генеральный директор предприятия;
  7. Все указанные сведения закрепляются печатью работодателя, печать отдела кадров организации тоже имеет силу.

 Какие сведения вносятся в трудовую книжку

После заполнения титульного листа, вносятся сведения о работе, которые записываются в соответственный раздел. Вписывается полное и сокращенное название организации. Дальше – порядковый номер записи. Ошибиться в порядке номеров не допустимо. Поправки записей не делаются. При необходимости исправлений, вписывается строка о том, что данные за номером таким-то считается недействительной.

Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.

В трудовую книжку заносятся сведения также и о переходе на другую должность, информация о совмещении нескольких должностей.

Образование в трудовой книжке

Профессия и специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе об образовании. Если имеется несколько образований, например, два высших, то указывается все сведения о полученном образовании на основании дипломов.

Данные об изменении в образовании. На своем рабочем пути человек может улучшать образование, получать новые специальности и квалификации.

Данные об изменениях в образовании вносятся как дополнение к имеющейся информации, без зачеркивания предыдущих сведений, через запятую (среднее, высшее).

Ранняя инструкция от 1974 года предполагала внесение информации о полученном образовании и специальности также с указанием на внутренней стороне обложки оснований – выписки из соответствующего документа (диплома). Сейчас такого требования не существует.

Данные об образовании для студентов. Часто возникает вопрос, что записать в раздел образование, если работник на момент заполнения трудовой книжки является студентом или учащимся.

Четких законодательных инструкция на этот счет нет, но в соответствии со сложившейся практикой в зависимости от того, истекла ли половина срока обучения, в трудовую книжку делается запись «неоконченное высшее (среднеспециальное) образование».

Если новый работник не студент, но заявляет о своем неоконченном высшем образовании, запись в трудовую может быть внесена на основании документа — справки о неоконченном высшем образовании.

Впрочем, в любом случае, внесение сведений о неоконченном образовании является необязательным, делается по желанию сотрудника и строго не регулируется. Если даже первокурснику написать «неоконченное высшее», никаких негативных последствий это не повлечет.

Внесение сведений о награждениях и выговорах

В соответствии с нормативными документами (Инструкция по заполнению, Правила ведения и хранения трудовых книжек) раздел «Сведения о награждениях» может содержать в себе следующие сведения:

  • представление к званию «лучший по профессии», «народный артист», «заслуженный… (артист, педагог и т.п.)», «работник года» и проч.;
  • награждение за выдающуюся трудовую деятельность почетной грамотой, ценным подарком;
  • денежное премирование.

По последнему пункту следует уточнить, что в трудовую записывается именно премия за некие выдающиеся свершения, это не относится к регулярным премиям, оговоренным договором.

Что касается выговоров и взысканий, то они, согласно ТК (статья 66) в трудовую книжку не заносятся. Таким образом, угроза работодателя объявить «выговор с занесением» силы не имеет. Исключением может быть только взыскание (выговор) за проступок, который стал причиной увольнения.

Порядок внесения записей аналогичен другим разделам и регулируется соответствующими Правилами. В бланк вносится дата награждения, подробные сведения о форме награждения, а также приказ-основание.

Исправление записей в трудовой книжке

К оформлению трудовой книжки следует подходить ответственно. Но все мы живые люди, и ошибки случаются. В случае обнаружения ошибки в момент оформления, то проще признать порчу бланка по вине работодателя и его изъятие, и заполнить новый бланк правильно.

Когда записей много, если возникает необходимость внести изменения, например, исправить не точную дату рождения, то исправления вносятся перечеркиванием неверной информации, написанием рядом новой и внесением информации об основании таких изменений, например, ссылку на паспортные данные.

Возможно, Вам будет интересна подробная статья о внесении  изменений в трудовую.

С течением времени информация о работнике может изменяться. Нужно вносить сведения о произошедших изменениях: перемене фамилии или имени, получении дополнительной специальности и образования.

Если фамилия изменилась, старая зачеркивается и вписывается новая – рядом на строке или сверху. А на обложке с внутренней стороны, записывается основание перемены фамилии: данные из нового паспорта или выписка из свидетельства о браке или разводе. Если фамилия меняется неоднократно, то последующие изменения вносятся по той же схеме.

Современная инструкция о заполнении трудовой (приказ Министерства труда 2003 года) не дает точных указаний о том, куда вписывать сведения, если строчек и места на обложке не хватает.

Видимо, государственные чиновники при составлении инструкции не принимали во внимание, что современный человек имеет право не только на свободу труда, но и на свободный выбор спутника жизни и даже смену имени и фамилии в связи со сменой пола.

О внесении записей в трудовые книжки при смене наименования организации

Имена и фамилии меняют не только граждане. Случается, что и работодатель меняет свое наименование. Необходимо произвести запись в трудовой книжке о переименовании организации.

Эти данные вписываются в раздел информации о работе. В третью графу производят запись, что с такой-то даты организация «X» переименована в организацию «Y», а в четвертой графе записывается основание – № постановления или приказа. Как и ранее, указывается полное и сокращенное наименование организации.

Источник: https://ktovdele.ru/kakie-svedeniya-zapisyivayutsya-v-trudovuyu-knizhku.html

Какие сведения и как вносятся в трудовую книжку работника

Внесение сведений в трудовую книжку

Трудовая книжка у любого гражданина, который имеет постоянную работу, должна быть непременно. По закону это особого вида документ, где информация записывается вручную.

При этом ее написание должно соответствовать всем установленным правилам, касающимся трудовых. Для каждой записи в книжке отведено определенное место.

Каждому кадровому работнику нужно знать, какие сведения вносятся в трудовую книжку работника.

Рабочая книжка и ее особенности

Говоря об особо важных моментах в трудовой, нельзя не сказать о том, что сравнительно недавно появились книжки современного образца. Их значительное отличие от старых заключается в следующих моментах:

  • активная защита,
  • строгий отчет,
  • продажа только от организаций с соответствующим разрешением,
  • новшества технологического характера.

В новых книжках существует множество различных видов защиты от ее подделки. Благодаря новейшим разработкам трудовая имеет:

  • специальный материал (бумагу),
  • блокировку (защиту),
  • водяные знаки,
  • швы специального назначения,
  • волоски,
  • ультрафиолетовую надпись.

Нужно отметить, что внешний вид трудовой не подвергся сильным изменениям, а количество страниц в ней теперь сорок четыре.

Распространяя книжки, организация должна иметь на это специальное разрешение. Другие организации (работодатели) покупают нужное количество бланков по указанной в договоре цене. В самой компании кадрами и бухгалтерией ведется их особый учет.

Какие записи вносятся в трудовую книжку первоначально

Гражданин, который в первый раз пришел устраиваться на службу, приобретает на законных основаниях бланк трудовой у руководителя. Здесь же начинается первичное заполнение книжки.

Главной страницей в документе является титульник, так как именно с него считывается вся необходимая информация о данных владельца книжки.

  • ФИО,
  • дата рождения,
  • образование,
  • специальность,
  • профессия.

Чрезвычайно важно, чтобы каждое слово, зафиксированное в трудовой, подтверждалось наличием соответствующего документа:

  • паспорт,
  • диплом,
  • аттестат,
  • военный билет и так далее.

После записи основной информации в нижней части страницы необходимо поставить подписи владельца и лица, заполняющего документ. Также здесь пишется должность этого лица и ставится печать, которая утверждает ранее написанные данные. На оформление документа руководителю дается семь дней.

Исправления, дополнения и ошибки в титульном листе

По закону на первой странице трудовой книжки нельзя исправлять какие-либо ошибки. Записи здесь можно только дополнять и изменять в связи со сложившимися обстоятельствами. К примеру, фамилия, имя или отчество сотрудника может измениться. Тогда работник предъявляет соответствующий документ, подтверждающий достоверность информации, – паспорт, свидетельство о браке или его расторжении.

Работодатель зачеркивает прежнюю запись целиком (одна черта) и рядом пишет новые данные. Важно, чтобы предыдущая надпись хорошо прочитывалась. На оборотной стороне обложки заполняющее лицо пишет наименование паспорта или другого документа, его серию, номер, дату. Все это утверждается подписью и печатью.

Дополнять записи на титульнике можно, если сотрудник получил образование, профессию или специальность. Графа «образование» может нести в себе даже запись о неполном высшем образовании (если работник является студентом).

Но при получении соответствующего документа (диплома), при его предъявлении работодателю, делается дополнение в книжке. После прежней информации ставится запятая и фиксируются новые данные – это касается и специальности, профессии.

Документ, предъявленный руководителю, обязательно прописывается на обороте обложки (название, номер, дата, подпись, печать).

Если при первоначальном заполнении ответственным лицом была допущена ошибка в титульном листе, то ее исправление не будет нести законной силы.

Испорченный бланк книжки должны уничтожить, предварительно составив акт об этом. Данный документ идет на подшивку в соответствующую папку и хранение у лица, уполномоченного на данные действия.

Работнику выдается новый чистый бланк. Работодатель в этом случае оплачивает расходы на трудовую.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку во вторую очередь

В книжке работника есть страницы, где вписываются данные о рабочей деятельности специалиста (сведения о работе). Здесь фиксируют записи:

  1. о приеме на службу (работу),
  2. о переводе сотрудника,
  3. об увольнении,
  4. о присвоении квалификации.

Кроме разрядов, категорий и классов, можно сделать запись о присвоении сотруднику еще одной профессии.

Сюда же вносятся данные:

  • о работе в особых подразделениях,
  • о службе в армии,
  • о работе по совместительству
  • о прохождении курсов.

Цифры, которые пишутся в книжке, должны быть арабскими, их указание – точное и разборчивое. Номер каждой записанной информации идет последовательно в любых случаях (начиная с первой записи).

Недопустимо писать в трудовой сокращенными вариантами слов (это считается ошибкой). Утверждение печатью и подписью является обязательным условием.

Но информация, написанная при назначении и приеме, заверяется только по факту ухода сотрудника с организации.

Ответственное лицо вначале пишет «шапку», то есть название компании в полной форме, а затем аббревиатуру (третья графа). После этого ставится нумерация в первой графе, а число, месяц и год – во второй.

Ниже «шапки» фиксируются сведения в конкретной форме, с указанием соответствующей статьи.

Последняя колонка для указания документов, подтверждающих подлинность слов (вносится название его, номер, дата составления), – приказа или решения.

Существуют ситуации, когда название профессии (должности), на которую устраивался работник изначально, изменили со временем. Тогда в книжке делается определенная надпись о том, что название должности было изменено на другое. Это также фиксируется с подтверждающими документами, составленными работодателем.

Если сотрудник был осужден, а затем реабилитирован или находился некоторое время под следствием, то запись об этом в трудовой руководитель должен признать незаконной (недействительной).

Работнику выдают новый бланк книжки, где нет данной информации. Человек, который был осужден без лишения свободы, то есть на исправительные работы, должен знать, что стаж в это время не начисляется.

То есть стаж не будет являться непрерывным. Фиксируется это по окончанию срока.

Что вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях»

В книжках старого образца были страницы, посвященные данным о поощрениях. На сегодняшний день награждения и поощрения объединили. Теперь это один большой раздел, куда фиксируется самое важное из этой области.

  • награды государственного образца,
  • почетные звания государственного характера,
  • почетные грамоты от организации,
  • звания, знаки, дипломы от организации,
  • другие формы наград по закону.

Принцип внесения информации на этой странице не сильно отличается от предыдущей. Сначала пишут название компании (аббревиатуру), затем порядковый номер, дату. В третьей графе прописывается:

  • кем выдана награда,
  • за какие заслуги,
  • вид награды.

Далее – документ, как основание для фиксирования информации (графа четвертая).

Нет определенного предписания о том, что другие виды поощрения нельзя вносить в книжку. Как правило, этого не делают работодатели. Но, если нет запрета, значит, владелец трудовой может потребовать внести заслуженное поощрение в сведения о награждениях.

Исправление ошибок и недочетов в сведениях о работе

Ошибки, которые делаются в книжке работника, в большинстве случаев происходят на страницах, где вписывают данные о работе и награждениях. По закону в обязательном порядке неточности, пропуски и ошибки необходимо незамедлительно исправить. В законодательстве указано, что при выявлении неправильной информации в трудовой владелец должен обратиться:

  • к руководителю предыдущего рабочего места (где сделали ошибку),
  • к руководителю настоящей компании.

Второй случай говорит о том, что сотрудник фирмы обращается к работодателю, но при этом имеет на руках соответствующий документ от человека, который допустил неверную запись в книжке (бывшего руководителя). Работодатель по факту должен помочь своему специалисту в решении данной проблемы. Любое исправление должно подтверждаться документацией, которая обязательно вносится в соответствующую графу.

Когда гражданин устраивается на определенную работу, в его рабочем документе прописывают должность и подразделение, где он будет работать. Ошибка может произойти в данном месте. Но ни при каких условиях зачеркивание в этом разделе не будет являться законным. Здесь исправлять запись нужно по-другому.

После ошибочно написанной информации ставится следующий порядковый номер в соответствующей колонке. Затем в графе, где пишется дата, нужно зафиксировать число по факту (сегодняшний день-создание записи).

В третьей графе нужно признать запись под определенным номером недействительной. После этих процедур можно фиксировать верную информацию по всем правилам.

Четвертая графа заполняется номером и датой документа:

  • который был указан ранее (в неверном варианте),
  • который является основой для новой записи.

Ошибки могут происходить при написании в графе третьей. Например, название компании и данные о приеме, должности и отдела написали одним строчным текстом.

За такого рода записи лицо, которое является ответственным, может понести определенное дисциплинарное наказание, так как это говорит о некомпетентности человека в этом вопросе, а соответственно, он не справляется со своими прямыми обязанностями.

Но зафиксированная таким образом информация по правилам не считается ошибкой, поэтому исправлению она не подлежит.

Исправление ошибок в трудовой книжке с прошлого места работы

Когда информация записана неверно, а сотрудник перешел на новую работу в другую организацию, то запись нужно исправлять в законном порядке:

  • после крайних данных пишется номер следующей записи в первой графе,
  • фиксируется запись о том, что данные под определенным номером являются недействительными,
  • пишется верная информация,
  • во второй графе прописывается фактическая дата создание надписи (сегодняшнее число),
  • в четвертой графе ставится номер и число документации, свидетельствующей о правильности и законности новой записи.

Точно таким же образом исправление ошибок можно произвести и при их допущении в написании перевода, увольнения и так далее. Сюда же относят и случаи с пропущенной информацией.

При реорганизации компании, где была сделана неверная надпись, ее исправление также обязательно. Здесь данные можно изменить при помощи преемника прежней фирмы. Если же произошла ликвидация, то изменить запись имеет право настоящий работодатель. Для этого необходимо иметь копию приказа или иного решения.

Какие сведения не вносятся в трудовую книжку

Вся основная информация, связанная с работой сотрудника, которая потом может как-то повлиять на определение стажа или начисление пенсии, обязательно фиксируется в книжке работника, но есть аспекты, на которых необходимо заострить внимание.

В трудовой есть отделы о личных данных, работе, награждениях, но нет соответствующего места для записи о взыскании. Из этого следует вывод о том, что данный вид наказания не пишется в книжке. Увольнение может быть одной из форм наказания. Это единственная информация, которая фиксируется работодателем в случае нарушения каких-либо обязанностей, дисциплины и так далее.

С любой записью в книжке должен ознакомиться сотрудник лично. При этом он оставляет свою подпись в знак этого в личном деле, которое фактически является дубликатом рабочего документа.

Любой сотрудник может взять копию или выписку из книжки, утвержденную по всем правилам. Достаточно подать письменное заявление руководителю. На данные процедуры – выдачу и заверение – работодателю отводится три дня.

Источник: https://hr-portal.ru/article/kakie-svedeniya-i-kak-vnosyatsya-v-trudovuyu-knizhku-rabotnika

Какие данные вносятся в трудовую книжку и изменение персональных данных

Внесение сведений в трудовую книжку

Трудовая книжка – главный документ, в котором отмечается информация о стаже и особенностях профессии конкретного человека. Форма и правила ее ведения устанавливаются постановлением Правительства от 16.04.2003 года. Она обязана быть у любого гражданина, который имеет постоянную работу или только планирует начать свою трудовую деятельность.

Все данные в эту книжку записываются от руки, и это разрешает современное законодательство Российской Федерации. Ее заполнение должно проходить по определенным правилам, и в каждую графу вносится только соответствующая ей информация. Для любого наемного работника необходимо знать и понимать, какие данные и как подлежат занесению в документ.

При первичном оформлении

Когда человек в первый раз собирается устраиваться на работу, то руководитель на основании закона должен предложить приобрести трудовую будущему сотруднику предприятия. После этого начинается уже заполнение самого бланка документа.

Титульная страница считается главной, ведь она содержит все необходимые данные о ее владельце. В нее записывается такая информация:

  • Ф. И. О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании;
  • профессиональные характеристики и специальность;

Важным моментом есть то, что все отметки в книжке обязаны опираться на необходимые для этого документы. Без них все это будет считаться недействительным. Эти документы следующие:

  • паспорт гражданина своей страны;
  • диплом об имеющейся специальности;
  • аттестат об образовании;
  • военный билет.

После того как все отметки о работнике внесены, внизу страницы ставятся подписи хозяина книжки и человека, заполнявшего ее. Им может быть как руководитель организации, так и представитель отдела кадров компании.

Для того чтобы заполнить этот документ руководителю по закону выделяется семь дней, в противном случае возможны штрафные санкции со стороны компетентных органов.

По существующему законодательству на основной странице книжки нельзя исправлять записи. То есть они изначально должны быть записаны безошибочно. Единственным исключением являются изменившиеся обстоятельства.

Например, работник при заключении брака сменил фамилию или просто поменял имя – случаи бывают разные. Тогда руководитель должен одной линией зачеркнуть старые данные и рядом вписать новые.

Основанием для этого являются данные в паспорте и свидетельство о вступлении или расторжении брака. Важным моментом является то, что старая запись должна быть видна целиком, без всяких искажений.

С обратной стороны вносятся все данные о паспорте или свидетельстве, и ставится печать и подпись человека, заполнявшего трудовую книжку.

Какие сведения вносятся во вторую очередь

После заполнения первичных данных, отмечается дополнительная информация о сотруднике. Эти сведения следующие:

  • особенности работы сотрудника;
  • сведения о смене работы;
  • информация об увольнении;
  • почему был расторгнут трудовой договор;
  • данные о наградах за определенные успехи в труде;

Кроме того, в книжку записывается другая информация, которая не касается конкретно работы:

  • О прохождении военной службы, если это необходимо.
  • О различных курсах повышения квалификации и переаттестации.
  • Если человек был осужден без заключения под стражу и отрабатывал исправительный срок, то на его основной работе в книжку вписывается запись о том, что трудовой стаж за этот период сотруднику не насчитывался.

Правила внесения сведений

Приказ руководителя предприятия является основой для занесения всей информации в трудовую книжку сотрудника. Если его перевели на другую должность или место работы, то это необходимо выполнить в течение недели, а если уволили – отметка ставится немедленно.

Вся информация записывается в следующем порядке:

  • наименование компании;
  • порядковый номер записи в книжке;
  • дата внесения отметки;

Недопустимо внесение записей в сокращенном виде и без порядкового номера. Все должно быть четко структурировано, иначе это будет нарушение правил оформления. Обо всех отметках в своей трудовой книжке работник должен быть уведомлен с его росписью в личной карточке сотрудника, которая обязана храниться на предприятии.

Информация записывается в трудовую книжку шариковой или гелевой ручкой стандартных цветов. Не допускаются записи зелеными или красными чернилами.

Все отметки в этом документе делаются на русском языке или, если компания работает на территории, имеющей собственный государственный язык, на двух одновременно – на русском и национальном.

Если на работу принимают человека, являющегося гражданином другого государства, который имеет трудовую книжку чужой страны, то ему полагается выдать другой документ, попадающий под нормы законодательства РФ.

Работник в любое время может проконтролировать информацию в своей трудовой книжке, и для этого нужно подать запрос своему работодателю. Тот не позже чем через три дня обязан представить документ или его нотариально заверенную копию сотруднику.

Что вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях, поощрениях»

Во всех документах старых образцов были отдельные листы, которые предназначались для этого. С появлением новых бланков ситуация изменилась. Сейчас это новая объединенная страничка трудовой книжки, в которую записываются одновременно все регалии сотрудника. Такая информация может содержать данные о следующих моментах:

  • государственные награды;
  • почетные звания;
  • грамоты от различных организаций;
  • дипломы, знаки отличия и многое другое;

Информация в этот раздел вносится точно так же, как и во все предыдущие: с порядковым номером и обязательной датой записи. Конкретно по наградам отмечается то, кем они были выданы и за какие заслуги. Вид их также должен быть записан в трудовой книжке.

Теперь остановимся на поощрениях. Нигде в законах не написано о том, что такие отметки не могут быть занесены в трудовую книжку. Просто многие не занимаются этим вопросом. При желании можно попросить работодателя внести все это в документ, и он не может отказать сотруднику в этом.

Вкладыш и дубликат

Иногда возникает такая ситуация, когда все странички какого-то определенного раздела трудовой книжки оказываются полностью заполненными. Это бывает в тех случаях, если человек много раз менял работу или у него большое число различных наград.

Чтобы исправить такую ситуацию в документ вшивается специальный вкладыш, в который в дальнейшем вписываются все данные. Он имеет свою серию и номер, и вся эта информация отмечается в трудовой книжке.

Без основного документа вкладыш является недействительным.

Изготовление дубликата имеет место при потере трудовой книжки. Человек должен руководителю на месте своей последней работы подать заявление, оформленное по всем необходимым правилам.

По закону, бывший работодатель должен поднять всю информацию в отделе кадров предприятия и выдать дубликат бывшему сотруднику в максимально короткий срок. Сделать он это обязан не позднее чем через 15 суток после момента принятия заявления.

В дубликат записываются следующие данные:

  • стаж человека до принятия на предприятие, выдавшее дубликат;
  • о наградах и специфике работы на последнем месте;

Еще одним основанием в выдаче нового документа является любая недостоверная запись. В этом случае все старые отметки переносятся в дубликат, кроме той, которая способствовала его выдаче.

Трудовая книжка – это самый важный документ любого наемного работника, поэтому необходимо строго контролировать все записи, прописанные в ней, так как от этого будет зависеть правильное начисление трудовой пенсии. Нарушение правил ее заполнения работодателем строго наказываются по закону, поэтому периодически следите за этим, чтобы не возникло никаких недоразумений в дальнейшем.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kakie-dannye-vnosyatsya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.