Выдача справок по личному составу

Содержание

Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, Рекомендации Росархива от 14 марта 2005 года

Выдача справок по личному составу

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов.

Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанные с их социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Выдаваемые государственными и муниципальными архивами архивные справки и копии документов позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчет их размера, получать компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права.

Исполнение запросов российских граждан и граждан СНГ производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Федеральным законом от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” и “Основными правилами работы государственных архивов СССР”, Москва, 1984.

С 1 января 2002 года в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ “О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации”, Федеральным законом от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” и Федеральным законом от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан.

В связи с этим значительно увеличилось число обращений граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для установления (перерасчета) пенсий.

В соответствии с законодательством и согласно постановлению Минтруда России и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 N 16/19па к документам, необходимым для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному обеспечению в соответствии с вышеуказанными федеральными законами, в том числе относятся документы подтверждающие страховой стаж; среднемесячный заработок за 60 месяцев трудовой деятельности подряд до 1 января 2002 года.

В необходимых случаях к заявлению гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии по старости, должны быть приложены документы, подтверждающие работу на соответствующих должностях в особых условиях труда.

В соответствии с п.6 ч.II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555, при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы наряду с подлинными документами о стаже принимаются: письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы.

Сложившаяся ситуация потребовала более тесного взаимодействия архивных учреждений Российской Федерации с Пенсионным Фондом Российской Федерации и его территориальными управлениями, в частности, возникла необходимость согласования требований Пенсионного фонда Российской Федерации и правил исполнения социально-правовых запросов граждан архивными учреждениями Российской Федерации.

Целью настоящей работы является разработка рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам.

Часто встречающиеся (однотипные) запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков, в которые работник архива вносит лишь необходимые личные данные. Такая унификация будет способствовать более оперативному исполнению запросов граждан.

Кроме запросов о подтверждении стажа и размерах заработной платы к наиболее часто встречающимся относятся и запросы репрессированных граждан об их реабилитации.

Образцы ответов на типовые запросы подготовлены на основании материалов, представленных в Федеральное архивное агентство органами управлений архивным делом субъектов Российской Федерации. Они сгруппированы по 5 разделам и приводятся в приложениях 1-10.

1.

Архивные справки, подтверждающие страховой стаж работы

Вышеуказанные справки выдаются на основании таких документов, как: приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, о предоставлении отпуска; письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т-2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда, других документов, относящихся к первичной учетной документации (приложения 1-4).

2. Архивные справки о размере заработной платы

Справки о заработной плате выдаются за 5 лет работы (приложения 5, 5.1), а при необходимости и за более длительный период, на основании лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей.

3. Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 29.10.2002 N 781 (приложения 6, 6.1, 6.

2), выдаются на основании личных карточек, лицевых счетов, платежных ведомостей, приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении), штатного расписания, карт технологических процессов, книг записи работ и отработанного времени рабочими в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию, подземных табелей и других.

4. Архивные справки по вопросам применения политических репрессий и реабилитации (приложения 7, 8) выдаются на основании хранящихся в архивах следственных дел, справок о реабилитации, решений судов, протоколов допросов, записей о конфискации имущества и др.

5.

При отсутствии необходимых сведений архивными учреждениями в адрес заявителя направляется письмо с информацией о том, что в данном архивном учреждении, по той или иной причине, запрашиваемых документов не имеется и, по возможности, даются рекомендации о том, куда ему следует обратиться (приложения 9, 10).

Представленные образцы не охватывают все виды ответов на запросы, которые выдаются архивными органами Российской Федерации.

Отдел организации исполнениясоциально-правовых запросовУправления комплектования,организации услуг

и архивных технологий

Список нормативных правовых актов

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.

“Основные правила работы государственных архивов СССР”, Москва, 1984.

Федеральный закон от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ “О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации”.

Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 “Об утверждении правил подсчета и подтверждении страхового стажа для установления трудовых пенсий”.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 года N 16/19па “Об утверждении перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” и “О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации”.

“Положение о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в РСФСР”, утвержденное приказом Министерства социального обеспечения РСФСР от 04.10.91 N 190.

Пенсионный фонд Российской Федерации “Сборник нормативных правовых актов по пенсионной реформе”, Москва, ч.1 – 2003 год и ч.2 – 2004 год.

Закон Российской Федерации от 18 октября 1991 года N 1761-1 “О реабилитации жертв политических репрессий”.

Федеральный закон от 12 января 1995 года N 5-ФЗ “О ветеранах”.

Федеральный закон от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 9 января 1997 года N 5-ФЗ “О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы”.

Федеральный закон от 4 марта 2002 года N 21-ФЗ “О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан Российской Федерации за выдающиеся достижения и особые заслуги перед Российской Федерацией”.

Приложение 1. Архивная справка

Приложение 1

(название государственного архива)
(почтовый индекс, адрес,Адресат
телефон, факс архива)
Архивная справка
N
На Nот

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901989338

Оформляем и выдаем работникам справки

Выдача справок по личному составу

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

[…]

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

[…]

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные реквизиты справки

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• адресат;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• место работы;

• должность или профессию (пример 1);

• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Как учитываются справки?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

 

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2017/vydaem_spravki/

Кадровик Плюс – Регистрационные журналы (журналы учета и контроля)

Выдача справок по личному составу

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации (или индивидуальным предпринимателем) для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел и пр.). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению. Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное), в зависимости от количества информации, которую необходимо отразить на одной странице. Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название организации, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя организации. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведение регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике. Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и исправлений корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки могут исправляться специально оговоренным способом. Например, при наличии в журнале (учетной книге) графы “Примечания” неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе “Примечания” указывается: “Исправлено в графе такой-то”, ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы “Примечания”, то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: “Запись за номером таким-то недействительна” и вносится правильная запись. После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив организации. Для основных журналов установлены следующие сроки хранения (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (Росархив) 6 октября 2000 г.):

  • журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;
  • журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;
  • журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет;
  • журналы (книги) учета отпусков – 3 года;
  • журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель организации. Наиболее распространенными регистрационными журналами в организациях являются:

Журнал регистрации локальных нормативных актов(можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений)
№п/пДатаДокумент УтвержденоДата введения в действиеПримечание
Журнал регистрации трудовых договоров (ведется в бумажном виде, листы нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя и печатью организации)
№ т/дДатаФИОДолж-ностьПодразделениеРоспись сотрудника в получении т/дИзменение к т/д Дата расторжения т/дПримечание
Журнал регистрации приказов по основной деятельности / по кадрам (можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов)
ДатаО чемПримечание
Журнал выдачи справок по личному составу(ведется в бумажном виде) 
№ ДатаФИО  Должность ПодразделениеКуда выдана справкаПодпись в полученииПримечание
Журнал учета больничных листов (ведется в бумажном виде)
ДатаФИО № больничного листаНазвание лечебного учрежденияДата началаДата окончанияПриступить к работе с

Примечание

Журнал регистрации вводного инструктажа(проведение вводного инструктажа по охране труда включает ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ. Инструктаж по охране труда должен завершаться устной проверкой приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы лицом, проводившим инструктаж. Журнал ведется в бумажном виде)
 ДатаФИО инструкти- руемогоГод рожденияПрофессиядолжность инструкти- руемогоПодразделение, в которое направляется инструктируемыйФИОдолжность инструкти- рующегоПодпись инструкти- рующегоинструкти- руемого
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (проводится до начала самостоятельной работы со всеми вновь принятыми работниками организации, связанными с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов. Журнал ведется в бумажном виде)
 №ДатаФИОПодписьСтажировка на рабочем месте 
знания проверил, допуск к работе произвел (дата, подпись)

 

Журнал учета прохождения медосмотров(для определенных категорий работников трудовым законодательством (ст.213 ТК РФ) установлена необходимость проведения обязательных медицинских осмотров. Журнал ведется в бумажном виде)

Источник: http://www.kadrovik-plyus.ru/index/proverki/0-156

Документы по личному составу – Как написать историю своей семьи?

Выдача справок по личному составу

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Дореволюции

Информация о ваших предках может храниться вследующих видах документов.

  1. На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
  2. Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
  3. Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
  4. Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
  5. Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1815 год

Женскиедокументы по личному составу

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей,когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

  • Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
  • При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
  • Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Свидетельство об окончании курсов учения в Беличанском одноклассном начальном народном училище в 1913 году (женские курсы)

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

Документыпо личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуацияизменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

Список участников съезда членов партии 1927 года, указаны подробные личные сведения. Документы по личному составу

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

  • ФИО,
  • Пол,
  • год рождения,
  • социальное положение,
  • Национальность,
  • Союзный стаж,
  • Партийный стаж,
  • Стаж активной работы,
  • Масштаб союзной работы,
  • В который раз выбирается в состав этого комитета,
  • Где и в качестве кого работал до этого съезда,
  • Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личноедело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилосьличное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всюподноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

  1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
  2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
  3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
  4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
  5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
  6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
  7. Автобиография.
  8. Характеристика на работника.

Список комсомольцев-активистов Новгородского уездной партийной организации. Указаны не только анкетные биографические данные, но и характеристика.

Анкетыответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводилисьна каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкетыкандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год . Документы по личному составу

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

  • Фамилия, имя отчество.
  • Возраст.
  • Основная профессия.
  • Состав семьи.
  • Национальность.
  • Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Источник: https://yulianovozhilova.ru/doc-lichnyi-sostav/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.