Выписываем дубликат трудовой книжки

Содержание

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Выписываем дубликат трудовой книжки

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  1. трудовая книжка утеряна;
  2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке.

Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя.

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ­письменном виде.

Пример 1. Запрос от действующего работодателя Пример 2. Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

  1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
  2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
  3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

    В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное на­именование).

    Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке.

    Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)».

    В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

    Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ­компании.

  4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ­распространенных ошибок.
  5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

    Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

    Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей.

    Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

    Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы.

    Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров.

  6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
  7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Пример 3.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/44523-dublikat-trudovoy-knizhki-slozhnye-voprosy-oformleniya/

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Выписываем дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Источник: https://FB.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Дубликат трудовой книжки: Как и где сделать дубликат при утере — обзор

Выписываем дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Возьмите с работника заявление об оформлении дубликата

Генеральному директоруООО “Гаспром”Иванову И.И.от Лескова А.П.

Заявление

В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить ее дубликат.

Лесков 07.10.2021

Дубликат оформляйте на обычном бланке трудовой книжки. В правом верхнем углу титульного листа напишите: “Дубликат”. Сведения о работнике укажите по состоянию на текущую дату (п. 1.2 Инструкции, утвержденной Постановлением от 10 октября 2003 г. N 69).

В дубликат надо внести сведения о работе и в вашей компании, и у предыдущих работодателей. Для этого работник должен получить у них подтверждающие документы – заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении, справки о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В первой строке раздела “Сведения о работе” укажите общий стаж работы у предыдущих работодателей. Посчитайте его по документам, которые представит работник. Далее распишите этот стаж в хронологическом порядке, делая записи о работе у каждого работодателя. В последнюю очередь внесите запись о работе в вашей организации (п. 7.2 Инструкции).

Пример. Заполнение дубликата трудовой книжки

Смотреть пример … (.pdf 322Кб)

Важно! Человеку, который устраивается к вам на работу и говорит, что потерял трудовую книжку, дубликат не оформляйте. Вы можете только завести ему новую трудовую книжку. Дубликат он может получить у предыдущего работодателя.

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: “Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки: та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?”

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата.

То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки.

Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв.

Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

ВОПРОС. У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата.

Основанием служат следующие документы:

  • заявление работника в письменной форме;
  • документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата.

Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка.

В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации.

Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян.

Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а страховая пенсия и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд.

Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что “хитрый” работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет!!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления.

Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Примечание: На будущее, рекомендуется периодически делать копию трудовой книжки и заверять ее печатью работодателя. На основании такой копии можно вносить записи в дубликат.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной.

Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата.

В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п.

32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы.

Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.

2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г.

№ 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

  1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

    № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);

  2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п.

    33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Источник: https://www.Assessor.ru/notebook/dogovor/dublikat_trudovoi/

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Выписываем дубликат трудовой книжки

Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки. Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством. Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется.

Основные сведения

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:

  • она была утеряна владельцем или работодателем}
  • в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной}
  • она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат». В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Потеря книжки работником

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней. Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено.

Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать. Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она.

Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается.

Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую.

В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой.

Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально. Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

После этих сведений записывается расшифровка предыдущей записи по периодам трудовой деятельности. Все записи вносятся так же, как и при обычном оформлении на работу/увольнении с работы на основании предоставленных документов.

Если работника перевели с одной постоянной работы на другую в пределах одного предприятия, это также упоминается. В некоторых случаях полные сведения о приеме на работу и увольнении могут отсутствовать.

Тогда необходимо записать те данные, которые имеются и подтверждены документально.

Какие бумаги нужно подготовить?

Список необходимых документов для оформления дубликата трудовой книжки не определен законодательством. Среди них могут быть копии приказов или справки, выданные на предыдущих местах работы. Согласно Инструкции, каждый работодатель обязан содействовать бывшим работникам в получении необходимых документов для подтверждения стажа работы.

Иногда возникает вопрос, как выдать дубликат трудовой книжки, используя форму СЗВК-4.

Каждый работник, являющийся членом программы пенсионного страхования, каждый год представляет в соответственный территориальный орган информацию о своем трудовом стаже.

Эти данные основаны на приказах и других документах, которые подтверждают условия трудовой деятельности человека. Таким образом, работник может получить дубликат трудовой книжки, при этом в ней не нужно указывать предыдущие места работы.

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д.

В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос.

Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить. Такими документами могут быть:

  • профсоюзные билеты и карточки}
  • расчетные книжки}
  • различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе.

В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний. После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата. Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Выдача дубликата книжки, если запись недействительна

Если сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении записи о работе в трудовой книжке, то принимается одно из двух решений. Можно внести новую запись под следующим порядковым номером, которая отменит действительность предыдущей. Другой вариант – выдать дубликат, оформленный заново.

Еще в старой Инструкции, утвержденной в 1974 году, которая регулировала порядок ведения и хранения трудовых книжек, четко определяла порядок, по которому выдавались дубликаты. Работник должен был подать работодателю свое письменное заявление о выдаче дубликата трудовой. Нередко это происходило по причине неправильного внесения записи об увольнении либо переводе на другое предприятие.

Работодатель, у которого человек работал в последний раз, выписывал дубликат. Какие-либо документы для подтверждения трудового стажа, который предшествовал до поступления в текущую организацию, не были необходимы. Поэтому все записи, которые были в данной трудовой книжке, кроме последней, содержащей ошибку, переписывались по порядку.

Согласно старым правилам, кроме дубликата работник получал и старую трудовую, с ошибкой. Эта вторая трудовая необходима была для передачи в орган соцобеспечения для последующего документального подтверждения того факта, что работник имеет трудовой стаж, указанный в действующем дубликате, но не подтвержденный.

Ныне действующие Правила не сильно отличаются от указанных выше, но имеют свои особенности.

Во время процедуры оформления работник в первую очередь подает своему работодателю заявление о том, что запись о переводе или увольнении в трудовой книжке содержит ошибку.

Этот работодатель дает задачу в отдел кадров оформить дубликат трудовой, куда необходимо перенести все ранее произведенные в первой книжке записи. Последний шаг – оформление дубликата и его выдача владельцу.

В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?

Не смотря на то, по какой причине выдается дубликат, эта запись делается всегда. Нужно помнить, что хотя в Правилах цель возврата книжки и не указывается, она все еще остается подтверждающим документом трудового стажа ее владельца.

Любое несоответствие между записями в первой книжке и в дубликате является поводом для сомнения в законности обеих, пока не докажут, какая из них оформлена правильно.

Поэтому сотрудники отдела кадров должны внимательно вносить все сведения из одной книжки в другую.

Как показывает многолетняя практика, исправление записей в трудовой книжке крайне нежелательно, особенно если дело касается заполнения ее дубликата.

Причем дубликат должен полностью соответствовать первой книжке, даже в мелких орфографических ошибках и исправлениях.

Чаще всего их допускают из-за незнания норм, предусмотренных законодательством, или Правил ведения (как необходимо сокращать длинные названия организаций, должностей, в каких случая сокращения не допустимы и т.д.).

Кадровик предприятия, в котором оформляется дубликат трудовой книжки, вправе исправить неточность в записи, допущенной в первоначальном документе другим работодателем. Это предусмотрено пунктом 27 Правил.

Среди ошибок, которые может исправить этот сотрудник отдела кадров, могут быть ссылки на какую-либо статью Трудового кодекса (описка в названии либо его отсутствие), а также недостающие или лишние сокращения.

Исправление осуществляется признанием записи недействительной и заменой правильной формулировкой при оформлении дубликата трудовой книжки.

Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия

Инструкция по заполнению книжек включает пункт 7.1, согласно которому после того, как работодатель укажет на титульном листе документа сведения о работнике, он должен подписать его, а затем поставить печать предприятия.

Но бывают случаи, когда организация, в которой в последний раз работал человек, сменила свое название, и одновременно печать. Причем каждое мелкое изменение в названии и печати является существенным.

Если такое случилось, что на текущем месте работы сотрудник отдела кадров обязан поставить новый оттиск печати на титульной странице, поскольку на этом предприятии выдан дубликат.

Каждый раздел дубликата кадровики осуществляют согласно правилам, изложенным в Инструкции, а именно в пункте 7.2. В третью графу «Сведения о работе» вносится полное название организации, которое существовало в тот момент, когда пришел сотрудник. Например, компания в то время имела следующее название: Общество с ограниченной ответственностью «Макро» (сокращенно ООО «Макро»).

После того, как был заключен договор с организацией ООО «Макро», предприятие поменяло название на Общество с ограниченной ответственностью «Макро-Консалтинг».

В результате во всех трудовых книжках компании необходимо указать новое название (внести запись под следующим номером либо оформить их дубликаты).

Если же сама книжка является дубликатом и при этом первая на это предприятии, то в отделе кадров ставят печать ООО «Макро-Консалтинг» вместо ООО «Макро» на титульной странице.

Все последующие записи относительно переименования должны быть заверены работником, ответственным за введение и хранение книжек, а также печатью предприятия. Подобные ситуации возникают периодически.

Например, человек работал в компании в течение трех лет, с 2008 по 2011. В этот отрезок времени он обратился к начальству с просьбой выдать ему дубликат потерянной либо испорченной трудовой книжки.

После получения дубликата название компании могло измениться, в результате чего работодателю придется переоформлять данный документ.

Источник: https://hr-portal.ru/article/v-kakih-sluchayah-vydayut-dublikat-trudovoy-knizhki

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.